Os valores mantidos em contas bancárias por serem considerados ativos líquidos, exigem administração cuidadosa. No aspecto de segurança, os erros e as fraudes normalmente acontecem por falta e falhas no controle, podendo causar danos muitas vezes irreversíveis para as empresas. Sua condição de disponibilidade reúne os meios com os quais as empresas saldam seus compromissos e realizam seus investimentos. Portanto, estes controles devem ser bastante rígidos.
O controle bancário tem, dentre outras, duas finalidades importantes: confrontar os registros da contabilidade da empresa com os lançamentos gerados pelo banco e apurar diferenças, se isso ocorrer; e, gerar informações sobre os saldos bancários existentes para tomada de decisão, inclusive verificando se são suficientes para pagar os compromissos do dia a dia.
Uma regra de ouro que deve ser considerada é que todos os pagamentos devem ser efetuados com cheques ou por meios eletrônicos, e nominais, constituindo prova cabal da quitação da obrigação. As contas bancárias devem ter registros individualizados por banco e conta, para verificação e controle do movimento e dos saldos existentes em cada uma delas.
Um controle eficaz se faz por meio de registro diário e individualizado de toda a movimentação bancária e da apuração dos saldos existentes. É preciso registrar todos os depósitos e créditos efetuados na conta da empresa, bem como todos os pagamentos feitos por meios bancários e demais valores debitados como tarifas bancárias, impostos, juros sobre saldo devedor, contas de energia, água e telefone, dentre outros débitos que podem ser considerados.
Conciliação bancária
A conciliação bancária é uma técnica de extrema importância para comparação física entre os registros efetuados pelo banco, com os controles da empresa, apresentando uma situação real da empresa, necessária para que as decisões gerenciais sejam tomadas com segurança. A boa gestão do fluxo de caixa depende da precisão dos controles internos confrontados permanentemente por meio da conciliação bancária.
Controles internos
É necessário criar uma cultura que estabeleça a prática permanente e consistente de controles internos dentro da empresa que traga segurança para a administração. Embora os valores envolvidos, quantidades de pessoas e de contas existentes sejam diferentes para cada empresa, é possível determinar sua confiabilidade e eficiência com a implantação de procedimentos de controles internos de acordo com suas necessidades, vulnerabilidade e risco.
O grande segredo para manter o controle das finanças de uma empresa é a disciplina para registrar todas as operações realizadas. O uso de ferramentas adequadas pode ser fundamental. Existem diversas ferramentas (sistemas) no mercado além das tradicionais planilhas eletrônicas. A partir dos dados registrados ela pode oferecer uma série de relatórios para que o gestor possa fazer análises importantes sobre o seu fluxo de caixa. A melhor ferramenta é aquela que melhor se adapta à rotina da empresa.
Dicas importantes
1° Abertura de contas bancárias somente pela administração da empresa.
2° Sistema de autorização e aprovação para pagamentos.
3° Pessoas independentes para autorização de pagamentos.
4° Controle individual para cada conta bancária.
5° Controle de contas a pagar para evitar atrasos, multas e juros.
6° Quitação dos documentos após o seu pagamento.
7° Controle dos recebimentos e acompanhamento dos valores depositados.
8° Separação de funções e de pessoas, para a custódia de valores e a contabilização.
9° Conciliações bancária permanente e revisada por pessoa independente de sua preparação.
Edição | BGC | 1906