A gestão e o controle das contas e do movimento bancário é um poderoso instrumento pelo qual o empresário pode verificar com rapidez e eficiência a disponibilidade de seus recursos. A boa informação contribui para a tomada de decisões acertadas. Quando se consegue administrar o capital de giro de maneira eficiente, basicamente a maioria dos problemas de natureza financeira é resolvida.
Os valores mantidos em bancos são considerados ativos líquidos, portanto exigem administração cuidadosa. Temos que selecionar criteriosamente as pessoas que irão operar os recursos financeiros da empresa. Não podemos apoiar somente na confiança das pessoas. Temos que contar com sistemas e controles confiáveis.
A disponibilidade financeira reúne os meios com os quais as empresas saldam seus compromissos e realizam seus investimentos. Portanto, estes controles devem ser rígidos. Erros e fraudes normalmente acontecem por falta ou falhas de controles internos. Esta é uma área critica, podendo causar danos, muitas vezes fatais à vida da empresa.
Os controles internos tem por finalidade, confrontar os registros da empresa, com documentos e os lançamentos gerados pelo banco, além de apurar as diferenças nos registros, se isso ocorrer, e gerar informações seguras sobre os saldos bancários existentes, inclusive verificando se são suficientes para pagar os compromissos do dia a dia.
Uma regra de ouro é considerar que todos os pagamentos devem ser efetuados por cheques ou por meios eletrônicos, nominais, constituindo prova cabal da operação.
Para que o controle seja eficaz é necessário fazer o registro diário de toda a movimentação bancária. As contas bancárias devem ter registros individualizados, para verificação dos saldos existentes em cada uma delas. É preciso registrar todos os depósitos e créditos efetuados na conta da empresa, bem como todos os pagamentos feitos por meios bancários e demais valores debitados (tarifas bancárias, CPMF, juros sobre saldo devedor, contas de energia, água e telefone, entre outras).
Proteção do Patrimônio
É conveniente a implantação de controles que tragam segurança para a administração da empresa. Embora os valores envolvidos, quantidades de pessoal e de contas existentes sejam diferentes para cada empresa, é possível determinar a confiabilidade e a eficiência de seus controles, com procedimentos de organização adotados de forma permanente pela empresa, tais como:
a) abertura de contas bancárias pela administração da empresa;
b) sistema de autorização e aprovação para pagamentos;
c) duas pessoas independentes para assinatura de cheques e confirmação de pagamentos eletrônicos;
d) controle individual para cada conta bancária;
e) controle de pagamentos para evitar atrasos, multas e juros;
f) quitação dos documentos após o pagamento;
g) controle diário dos recebimentos e conferência do valor recebido e depositado;
h) separação de funções, pessoas diferentes para a custódia de valores e contabilização;
i) conciliações bancária periódica e revisada por pessoa independente de sua preparação.