O empregado não pode iniciar suas atividades sem que esteja devidamente registrado. De posse da documentação necessária, o empregador deve fazer o registro de seu empregado antes do início da prestação dos serviços, preenchendo os seguintes documentos:
Carteira de Trabalho
A Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) será obrigatoriamente apresentada, contra recibo, pelo empregado ao empregador que o admitir. O empregador terá o prazo de 48 horas para nela anotar especificamente, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, sendo facultada a adoção de sistema manual, mecânico ou eletrônico (Portaria 3.626/1991).
Será preenchido na página de Contrato de Trabalho os dados da empresa, cargo, número da Classificação Brasileira de Ocupações (CBO), data de admissão, número do registro, valor do salário e assinatura do empregador.
No caso de o empregado proceder de outra empresa, verificar se foi anotada a baixa do registro anterior. Caso não tenha ocorrido a baixa, informar ao empregado. Observe-se, que, o empregado pode trabalhar em mais de uma empresa, desde que seja em horários diferentes. Se for prática da empresa fazer o Contrato de Experiência, o empregador deverá registrar nas páginas de Anotações Gerais a existência do referido contrato, cujo prazo não pode exceder de 90 dias.
Ficha de Registro de Empregados
Em todas as atividades é obrigatório para o empregador fazer o registro dos respectivos empregados, que poderá ser feito em livros, fichas ou por sistema eletrônico. O Registro de Empregados deverá estar sempre atualizado e numerado sequencialmente por estabelecimento, cabendo ao empregador ou seu representante legal a responsabilidade pela autenticidade das informações nele contidas.
Para o empregador que optar pela utilização de livros ou fichas permanece a exigência da autenticação (artigo 42, da CLT), que será efetuado pelo Fiscal do Trabalho, quando da fiscalização no estabelecimento empregador (Portaria 739/1997).
O empregador poderá utilizar controle único e centralizado dos documentos sujeitos a fiscalização do trabalho, à exceção do registro de empregados, do registro de horário de trabalho e do livro de inspeção do trabalho.
Contrato de Experiência
O empregador poderá fazer a adoção do Contrato de Experiência, com prazo de até 90 dias, podendo ser renovado apenas 1 vez.
Declaração de dependentes para fins do Imposto de Renda
Será preenchido em uma via para os empregados que tenham dependentes e as informações prestadas são de sua responsabilidade.
Registro de Ponto
Para os estabelecimentos com mais de 10 empregados é obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico.
Ficha de Salário Família
A Ficha de Salário Família será preenchida para os empregados, com filhos de até 14 anos de idade, por meio da apresentação da certidão de nascimento dos filhos. O recebimento do Salário Família é condicionado à apresentação anual do atestado de vacinação obrigatória até 6 anos de idade e a comprovação semestral de frequência à escola a partir dos 7 anos de idade.
Termo de responsabilidade para concessão de salário família
Para concessão e manutenção do salário família, será firmado pelo empregado, o termo de responsabilidade, por ocasião de sua admissão ou da solicitação de inclusão de nova cota.