Aos documentos contábeis recomenda-se seu arquivados em ordem cronológica de data, em alguns casos em ordem cronológica de lançamentos nos livros fiscais, separados e arquivados por mês, por trimestre ou por ano, de conformidade com o volume de documentos de cada empresa.
Os principais documentos contábeis são:
notas de compra/serviços
notas de vendas/serviços
extratos bancários
duplicatas pagas
comprovantes de despesas/custos
cópias de cheques
comprovantes de débitos/créditos bancários
outros documentos contabilizados
Documentos legais
Os documentos legais podem ser divididos e arquivados em 8 setores distintos:
|
100 |
Federal |
|
200 |
Estadual |
|
300 |
Municipal |
|
400 |
Ministério do trabalho |
|
500 |
Contratos |
|
600 |
INSS |
|
700 |
Sindical |
|
800 |
Diversos |
Os setores são divididos em:
|
100 |
FEDERAL |
200 |
ESTADUAL |
|
101 |
Cadastro Geral de Contribuintes (CNPJ) |
201 |
Declaração Cadastral (DECA) |
|
102 |
Declaração do Imposto de Renda - Pessoa Jurídica |
202 |
Declaração para Codificação de Atividade Econômica (DECAE) |
|
103 |
Ficha de Alteração do CNPJ |
203 |
Declaração do Movimento Econômico Fiscal (DEMF) |
|
104 |
Pedido de Restabelecimento do CNPJ |
204 |
Índice de Participação dos Municípios (DIPAM) |
|
105 |
Certidão Negativa do Imposto de Renda e CRJF |
205 |
Licença da CETESB |
|
106 |
Comunicações de Aumento de Capital |
206 |
Demonstrativo das Operações Interestaduais |
|
107 |
Demonstrativos dos Duodécimos |
207 |
Certidão Negativa do ICM |
|
108 |
CAIF |
208 |
Autorização para Confecção de Notas Fiscais |
|
109 |
Comunicações de IPI e IRPJ |
209 |
Auto de infração |
|
110 |
DIRF |
210 |
Parcelamento do ICM |
|
111 |
Cartão do CNPJ |
211 |
Notificações |
|
112 |
Notificações - Auto de Infrações |
212 |
FIC - Ficha de Inscrição do Contribuinte |
|
113 |
Baixa do CNPJ |
213 |
Declarações |
|
114 |
Certidão Negativa por Encerramento de Atividades |
214 |
Alvará de Utilização - Secr. Saúde |
|
115 |
Programa de Alimentação ao Trabalhador |
215 |
Modelos de Notas Fiscais |
|
116 |
DNER |
216 |
Comprovação ZONA FRANCA |
|
117 |
Defesas |
217 |
Conselho Regional de Educação |
|
118 |
Utilidade Pública |
218 |
Secretaria de Segurança Pública (Registro Arma) |
|
119 |
Parcelamentos |
219 |
IBDF - IBAMA |
|
120 |
Termo de Opção - Simples |
220 |
Defesas |
|
121 |
Autorização do DAC |
221 |
Licença da Divisão do Exercício Profissional |
|
122 |
IPEM |
222 |
Utilidade Pública |
|
123 |
Divisão de Censura de Diversões Públicas |
223 |
Declaração de Microempresa |
|
124 |
CADE - SDE |
224 |
Laudos Técnicos |
|
300 |
MUNICIPAL |
400 |
MINISTÉRIO DO TRABALHO |
|
301 |
Guia de Inscrição ou Atualização |
401 |
Cadastro de Empresas |
|
302 |
Ficha de Inscrição no CCM |
402 |
Relação de Empregados Menores |
|
303 |
Taxas de Licença |
403 |
RAIS / DCPIS |
|
304 |
Certidão Negativa do ISS |
404 |
CIPA |
|
305 |
Declaração Anual do Movimento Econômico (DAME) |
405 |
Certificados de Aprendizagem SENAI |
|
306 |
Cadastramento de Anúncios (CADAN) |
406 |
Reclamações Trabalhistas - Defesas |
|
307 |
Pedido de Vistoria |
407 |
Notificações/ Processos/ Autos de Infração |
|
308 |
Comunicados |
408 |
Certificados de Aprovação das Instalações - CAI/DI |
|
309 |
Imposto Predial |
409 |
Defesas |
|
310 |
Auto de Infração e Intimação |
410 |
Acordo de Compensação |
|
311 |
Autorização para Impressão de Notas Fiscais |
411 |
Laudos Técnicos |
|
312 |
Habite-se / Auto Vistoria |
|
|
|
313 |
Alvará de Funcionamento |
|
|
|
314 |
Defesas |
|
|
|
315 |
Utilidade Pública |
|
|
|
316 |
Declaração de Microempresa |
|
|
|
317 |
Parcelamentos |
|
|
|
318 |
Cancelamentos |
|
|
|
319 |
CONTRU/FICAM |
|
|
|
320 |
Regime Especial |
|
|
|
301 |
Guia de Inscrição ou Atualização |
|
|
|
302 |
Ficha de Inscrição no CCM |
|
|
|
303 |
Taxas de Licença |
|
|
|
304 |
Certidão Negativa do ISS |
|
|
|
500 |
CONTRATO |
600 |
INSS |
|
501 |
Contrato Social - Ata de Constituição |
601 |
Pedido de Matrícula (Inicial) |
|
502 |
Alterações de Contrato |
602 |
Certificado de Matrícula |
|
503 |
Contrato de Locação |
603 |
Cópia Autenticada de Registros Contábeis (CARC) |
|
504 |
Contrato de Uso de Veículos |
604 |
Certificado de Regularidade de Situação |
|
505 |
Cadastro da JUCESP |
605 |
Certificado de Quitação |
|
506 |
Contrato de Assessoria |
606 |
Certificado de Taxa de Seguro |
|
507 |
Contrato de Prestação de Serviços |
607 |
Demonstrativo dos Salários de Contribuição |
|
508 |
Reuniões |
608 |
C.B. |
|
509 |
Publicações em Jornais |
609 |
Alterações: Nome, Endereço, CGC |
|
510 |
Atas |
610 |
Declarações de Rendimento do INSS |
|
511 |
Contratos Diversos |
611 |
Comprovante Inscrição Contribuição Individual |
|
512 |
Comprovante de Caução de Locação |
612 |
Carnês dos Sócios |
|
513 |
Certidão Breve Relato - JUCESP |
613 |
Recadastramento |
|
514 |
Xerox das Exigências - JUCESP |
614 |
Autos de Infração |
|
515 |
Declaração de Alienação de Participações Societárias |
615 |
Defesas |
|
516 |
Baixa de Firma Individual p/ Transformação em LTDA. |
616 |
SESI |
|
517 |
Notificações |
617 |
Termo Ação Fiscal – TAF |
|
518 |
Defesas |
618 |
Parcelamentos |
|
519 |
Recadastramento - São Paulo Firma |
|
|
|
520 |
Buscas Jucesp/Cartórios |
|
|
|
700 |
SINDICAL |
800 |
DIVERSOS |
|
701 |
Contribuição Sindical e Assistencial do Empregador |
801 |
CACEX |
|
702 |
Conselho Regional de Farmácia |
803 |
Certidão de Registro de Capital Estrangeiro |
|
703 |
Dissídios Coletivos |
804 |
Procurações / Declarações |
|
704 |
Acordos |
805 |
Balanços e Balancetes |
|
705 |
SENAI - CIESP - FIESP |
806 |
Documentos dos Sócios ( xerox ) |
|
706 |
FINAME |
807 |
Marcas e Patentes |
|
707 |
Certidões e Registros |
808 |
Correspondências |
|
708 |
CRA |
809 |
Consultas |
|
709 |
CORCESP |
810 |
Certidões Negativas - Fórum - Cartórios - J.Federal - FGTS |
|
710 |
Conselho Regional de Contabilidade |
811 |
Escrituras |
|
711 |
CRECI |
812 |
Apuração do Ativo Imobilizado - TELESP |
|
712 |
CREA |
813 |
Ajustes de Balanço |
|
713 |
Correspondência Sindicato Patronal |
814 |
Laudo de Avaliação |
|
714 |
CONAR (Legislação e Processos) |
815 |
Relatórios |
|
715 |
SUSEP |
816 |
Inventário |
|
716 |
Certidão Negativa de Débito Salarial |
817 |
Depósito Inicial |
|
717 |
Conselho Regional de Medicina |
818 |
Cadastro de Fornecedores e Associações |
|
718 |
EMBRATUR |
819 |
Convocações |
|
719 |
Conselho Nacional do Cinema |
820 |
Atestado de Residência e Capacidade Técnica |
|
|
|
821 |
Cadastro de Bancos |
|
|
|
822 |
Mapas de Depreciações |
|
|
|
823 |
Alvarás |
|
|
|
824 |
Seguros |
|
|
|
825 |
Carta de Fiança |
|
|
|
826 |
Eletrobras |
|
|
|
827 |
BNDES |
|
|
|
828 |
Consórcios |
As guias de recolhimento dos impostos e contribuições, bem como outros documentos estão divididos em 5 (cinco) pastas como segue:
|
PASTA A/1 |
PASTA B/2 |
||
|
1 |
Guias de Recolhimento do INSS |
9 |
Guias de Apuração e Recolhimento do ICM |
|
2 |
Guias de Recolhimento e Relação dos Empregados do FGTS |
10 |
Guias de Apuração e Recolhimento do IPI |
|
3 |
Guias de Recolhimento do IRRF, Pessoas Jurídica e Contribuição Social |
11 |
|
|
4 |
Guias de Recolhimento do ISS |
12 |
|
|
5 |
Cadastro de Admissão e Demissão dos Empregados |
13 |
Orientações e Comunicados |
|
6 |
Guias de Recolhimento do PIS, Finsocial e COFINS |
14 |
Memos – Empresa Contábil |
|
7 |
Guias de Recolhimento e Relação dos Funcionários de Contribuição Sindical e Assistencial |
15 |
|
|
8 |
Folhas e Envelopes de Pagamento |
16 |
|
|
|
|
|
|
|
|
PASTA C/3 |
|
PASTA D/4 |
|
17 |
Balanços |
25 |
Fichas Financeiras e Informes de Rendim. |
|
18 |
Balancetes |
26 |
Folhas de Pagamento e Pro-Labore |
|
19 |
Cadastros e Declarações |
27 |
|
|
20 |
IBGE |
28 |
|
|
21 |
DCTF |
29 |
|
|
22 |
|
30 |
|
|
23 |
|
31 |
|
|
24 |
|
32 |
Documentos dos Autônomos |
|
|
|
|
|
|
|
PASTA E/5 |
|
|
|
|
FUNCIONÁRIOS |
|
|
|
33 |
|
|
40 – Empregados Desligados |
|
34 |
|
|
40.1 - |
|
35 |
|
|
40.2 - |
|
36 |
|
|
40.3 - |
|
37 |
|
|
40.4 - |
|
38 |
|
|
40.5 - |
|
39 |
|
|
40.6 - |
|
|
|
|
40.7 - |
|
|
|
|
40.8 - |
|
|
|
|
40.9 - |
|
|
|
|
40.10 - |